Mandantenbrief 02|2007

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I. Elektronisches Handelsregister

Mit Ausnahme von Kleingewerbebetreibenden und GbR müssen Unternehmen aller Rechtsformen in das Handelsregister eingetragen werden. Nach Antragsbearbeitung durch das Registergericht wird von diesem dem Unternehmen eine Registernummer mitgeteilt, welche sodann gemäß § 37 a HGB auf den Geschäftsbriefen der Firma abgedruckt werden müssen. Ferner ist der Unternehmer gleichfalls verpflichtet, dass für ihn zuständige Registergericht auf seinen Briefbögen kenntlich zu machen. Da in der Vergangenheit die Beantragung und Bescheidung der Unternehmensanträge sehr schleichend voranging, haben zur Beschleunigung der Verwaltung Bundestag und Bundesrat unter dem 13.10.2006 das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) beschlossen. Diese Neuregelung führt mit Wirkung zum 01.01.2007 zu folgenden, auch für Sie wichtigen Änderungen: Spätestens bis zum 01.01.2007 werden Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sowie Unternehmensregister auf den elektronischen Betrieb umgestellt. Dies hat zur Folge, dass Unterlagen, sprich An- und Ummeldungen in Zukunft nur noch elektronisch eingereicht werden können. Ob und inwiefern Übergangsfristen für eine weitere Einreichung der Unterlagen in Papierform eingeräumt werden, bleibt den jeweiligen Bundesländern überlassen, wobei derartige Regelungen spätestens zum Ende 2009 auslaufen werden. Zuständig für die Führung der Register bleiben die Amtsgerichte. Ferner bleibt aus Gründen der Rechtssicherheit für die Anmeldungen zur Eintragung zudem eine öffentliche Beglaubigung erforderlich, so dass meist der beglaubigende Notar auch den Eintrag im Handelsregister übernehmen wird und sich für Sie somit kaum etwas ändert.

Wichtig zu wissen ist für Sie aber, dass durch die Einrichtung der elektronischen Handelregister einige Registergerichte zusammengelegt werden, was für die hiervon betroffenen Unternehmen sich wie folgt auswirkt:

1.) Wegen der Verschmelzung der Gerichte werden neue Registernummern dem      Unternehmen zugewiesen.
2.) Diese neuen Handelsregisternummern müssen gem. § 37 a HGB sofort in die
     Geschäftsbriefe des Unternehmens aufgenommen und die ursprünglichen Daten
     gestrichen werden!
3.) Die alten Briefbögen, welche die früheren Registernummern enthalten dürfen vom
     Unternehmen ab sofort nicht mehr verwandt werden!
4.) Für die Verwendung der früheren Geschäftsbriefe gibt es keine Übergangsfristen!

Damit Sie prüfen können, ob die Einrichtung der elektronischen Register auf die Eintragungen Ihres Unternehmens Folgen hat und damit Sie auf Änderungen sofort reagieren können, bieten wir Ihnen die sofortige Einsichtnahme in das elektronische Handelsregister durch uns an. Natürlich stehen wir Ihnen auch zur Klärung sich ergebender Fragen gern zur Verfügung. Wichtig zu wissen ist ferner, dass wegen der elektronischen Registerführung die Handelsregistereintragungen künftig auch elektronisch bekannt gemacht werden. Lediglich für einen Übergangszeitraum, welcher bis Ende 2008 vorgesehen ist, werden die Bekanntmachungen zusätzlich noch in einer Tageszeitung erfolgen.


II. Aufbewahrungspflichten - diese Unterlagen dürfen vernichtet werden

Ein neues Jahr beginnt und mit ihm der gute Vorsatz, aufzuräumen und Platz in den Regalen für neue Unterlagen zu schaffen. Aber ist Ihnen bekannt, dass steuerrelevante Unterlagen bereits seit 1999 länger als zuvor aufbewahrt werden müssen? Es gelten die folgenden Fristen: Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

· für Buchungsbelege - Jahresabschlüsse
· Bücher und Aufzeichnungen - Lageberichte
· Inventare - Eröffnungsbilanzen
· Eingangs- und Ausgangsrechnungen - Arbeitsanweisungen/ Organisationsunterlagen
  Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
· Handels- oder Geschäftsbriefe
· sonstige Unterlagen soweit für die Besteuerung von Bedeutung

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Sofern keine Besonderheiten vorliegen, können nach dem 31.12.2006 grundsätzlich vernichtet werden:

· bei 10-jähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 1996
· bei 6-jähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2000

Achtung: Diese Grundsätze gelten nicht, wenn das Besteuerungsverfahren, beispielsweise durch eine Betriebsprüfung, noch nicht abgeschlossen ist. Daneben sollten Unterlagen mit Dauerbedeutung unabhängig vom Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen solange archiviert werden, wie ihnen diese Bedeutung zukommt (z.B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge). Außerdem bleibt das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit zu beachten. Wer meint, nur Unternehmer seien davon betroffen, hat weit gefehlt. Jeder, der Renovierungsarbeiten, Reinigungsarbeiten oder Umbauten an seiner Wohnung oder seinem Grundstück durchführen lässt, muss die Rechnungen für diese seit dem 1. August 2004 durchgeführten Arbeiten ganze 2 Jahre lang aufbewahren - egal ob er Unternehmer ist oder nicht! Das gilt nicht nur für die Herstellung, den Umbau oder die Renovierung einer Wohnung bzw. eines Grundstücks, sondern auch beispielsweise für Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten und die Arbeiten, die außerhalb der Wohnung erbracht werden, wie beispielsweise das Setzen eines Zaunes. Damit fallen alle Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, mit Ausnahme von Arbeiten, die an dem unternehmerisch genutzten Grundstück erbracht werden oder die Lieferung von Material, unter diese Vorgabe. Unordnung wird teuer bestraft. Wer die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder die beweiskräftige Unterlage nicht aufbewahrt, muss mit einer Geldbuße von bis zu 500 EUR rechnen.

III. Hinweispflichten des Arbeitgebers - Schadensersatz mangels Aufklärung des Arbeitnehmers?

Nicht selten stellt sich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Frage nach der Verpflichtung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer über bestimmte Umstände aufzuklären. Da die Beantwortung der hierauf beruhenden Fragen stets einzelfallabhängig ist und die Rechte und Pflichten in diesem Zusammenhang zahlreich sind, möchten wir unseren Mandantenbrief in seinen letzten Zügen dazu nutzen, um einige, wichtige Schwerpunkte aufzugreifen.

1. Keine Pflicht zur Aufklärung über unverzügliche Meldung bei der Bundesagentur für Arbeit

Meldet sich der Arbeitnehmer nach Ausspruch einer arbeitgeberseitigen Kündigung nicht unverzüglich bei der zuständigen Bundesagentur für Arbeit als Arbeit suchend, kann dies erhebliche finanzielle Einbußen beim Bezug von Arbeitslosengeld für den Arbeitnehmer nach sich ziehen. Sodann stellt sich aber die Frage, ob der Arbeitgeber verpflichtet ist, den Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Kündigung über den vorerwähnten Umstand aufzuklären und ob sich der Arbeitgeber ggf. schadenersatzpflichtig macht, wenn er dies unterlässt. Insofern hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die Informations- und Hinweispflicht des Arbeitgebers nicht dem Schutz von Vermögensinteressen des Arbeitnehmers dient, sondern der Arbeitgeber durch das Gesetz lediglich zur Mitwirkung dahingehend veranlasst wird, den Eintritt der Arbeitslosigkeit möglichst zu vermeiden und die Dauer eingetretener Arbeitslosigkeit einzugrenzen. Eine Schadenersatzpflicht des Arbeitgebers kann jedoch der fehlende Hinweis nicht herbeiführen.

2. Unwiderrufliche Freistellung - Aufklärung über den etwaigen Verlust des Sozialversicherungsschutzes?

In einer gemeinsamen Besprechung haben sich die Spitzenverbände der Krankenkassen, der Verband Deutscher Rentenversicherungsträger und die Bundesagentur für Arbeit auf einheitliche Grundsätze zur sozialversicherungsrechtlichen Behandlung von Freistellungsvereinbarungen verständigt. Die Spitzenverbände haben unter anderem eine Einigung darüber erzielt, dass entgegen der bisherigen Praxis grundsätzlich kein Beschäftigungsverhältnis im sozialversicherungsrechtlichen Sinne bestehen soll, wenn der Arbeitgeber trotz Fortzahlung des Arbeitsentgelts endgültig auf die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung verzichtet, indem Arbeitgeber und Arbeitnehmer unwiderruflich die Freistellung des Arbeitnehmers vereinbaren. Damit endet der Leistungsanspruch in der gesetzlichen Krankenversicherung einen Monat nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, d.h. des Beginns der Freistellung. Muss der Arbeitgeber hierüber aufklären? Diese Frage ist bis heute nicht abschließend entschieden. Vielfach wird unter Hinweis auf einen beim Arbeitgeber vorhandenen Informationsvorsprung eine generelle Pflicht zur Aufklärung bejaht. Bis zu einer endgültigen Klärung dieser Frage kann dem Arbeitgeber nur empfohlen werden, den Arbeitnehmer über ihm etwaig drohende Nachteile beim Sozialversicherungsschutz aufzuklären! Im Einzelfall ist im Wege anwaltlicher Beratung auch nach Wegen zu suchen, wie ein Ende des Beschäftigungsverhältnisses im sozialversicherungsrechtlichen Sinne vermieden werden kann.

3. Grenzen der Aufklärungspflicht

Nach der Rechtsprechung werden Informationspflichten im Einzelfall durch den Grundsatz von Treu und Glauben bestimmt. Das ist ein reichlich unbestimmter Rechtssatz, der für die Praxis nur bedeuten kann: Im Zweifel aufklären! Zumindest sollte - aus Beweisgründen möglichst schriftlich - auf die Möglichkeit der Beratung durch Dritte (Sozialversicherungsträger, Steuerberater usw.) hingewiesen werden.