Mandantenbrief 07|2007

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I. Gerüstet für den Fall der Fälle?

So möchten wir zu Beginn gleich einmal die Frage aufwerfen - Sind Sie für den Fall der Fälle gut gerüstet?
Jetzt werden Sie sich sicherlich fragen, für was für einen Fall Sie gerüstet sein sollen. Doch es ist fast unglaublich, nämlich weniger als 30 Prozent der unter 60-jährigen haben ihre Nachfolge geregelt. Dies mag noch damit zu erklären sein, dass sich Menschen mit dem Tod nur ungern auseinandersetzen und dies allzu gerne auf die "lange Bank" schieben. Schon schwieriger erklärbar ist aber der Umstand, dass kaum ein Unternehmer eine verlässliche Notfallstrategie erarbeitet hat. Doch gerade in mittelständischen Unternehmen hängt oft alles am Chef. Damit die Handlungsfähigkeit und der Fortbestand eines Unternehmens auch gewährleistet sind, wenn die Geschäftsführung kurzfristig und unvorhersehbar ausfällt, sollten Sie einige vorsorgliche Maßnahmen treffen, bei welchen wir Ihnen mit unserem Mandantenbrief einige Anregungen geben, Ihnen aber im Detail auch umfassend im Wege der anwaltlichen Betreuung zur Seite stehen möchten.

1. Vertrauensperson suchen

Wählen Sie eine geeignete Vertrauensperson. Diese Person sollten Sie mit den notwendigen Vollmachten (trans- oder postmortalen Vorsorge- oder Generalvollmacht) ausstatten, damit das Unternehmen zumindest solange fortgeführt werden kann, bis Sie wieder einsatzfähig sind oder eine tragkräftige Nachfolgeregelung gefunden wurde.

2. Notfallakte fürs Geschäft und fürs Private anlegen

Legen Sie eine Notfallakte an, die alle Informationen enthält, die zur Aufrechterhaltung des laufenden Geschäftsbetriebes unverzichtbar sind. Unabhängig von der "betrieblichen Notfallakte" sollten Sie auch eine zweite Akte fürs Private anlegen. In dieser "privaten Notfallakte" sollten sodann alle wesentlichen Regelungen zum privaten Nachlass enthalten sein.

3. Inhalt der Notfallakte
Folgende Unterlagen sollten sich unbedingt in der von Ihnen angelegten Notfallakte befinden:

· Vertretungsplan
· Liste erteilter Vollmachten, Kopien der Vollmachtsurkunden
· Liste aller Versicherungen, Kopien der Versicherungspolicen
· Liste aller Kapitalanlagen
· Liste aller Einnahmequellen
· Liste aller Kreditinstitute, mit denen eine Bankverbindung besteht
· Auflistung aller Bankvollmachten
· Liste allen Grundbesitzes, Kopien der Grundbuchauszüge
· Liste aller Gesellschaftsbeteiligungen, Mitgliedschaften
· Kopien der Gesellschaftsverträge
· Liste aller steuerrelevanten Daten
· Liste geleaster, geliehener und verliehener Gegenstände
· Liste aller Zugangsdaten und Kennwörter
· Kopien wichtiger Verträge
· Abschrift des Testaments oder Erbvertrages
· Liste der Aufbewahrungsorte von Originalen

Dies ist nur ein Auszug der wichtigsten Unterlagen, die sich in jedem Fall in einer Notfallakte befinden sollten. Da aber letztlich jeder Fall Besonderheiten mit sich bringt, müsste im Einzelfall je nach Sachverhalt und Situation gesondert entschieden werden, um welche Unterlagen die Notfallakte zu erweitern ist.

Wo sollten Sie diese Akten am besten deponieren?

Deponieren Sie diese Notfallakten an einem Ort, der zum einen sicher ist, und der zum anderen auch gewährleistet, dass die Unterlagen im Fall der Fälle sofort gefunden werden. Ungeeignet sind demnach Safes im Büro, zu Hause oder beim Kreditinstitut. Falls Sie die Unterlagen bei einer absolut vertrauenswürdigen Person hinterlegt haben, sollten Sie erstens sicher sein, dass sie unverzüglich von Ihrem Ausfall erfährt und zweitens dafür sorgen, dass die Unterlagen versiegelt sind. Wichtig ist auch eine regelmäßige Wiedervorlage und Überprüfung der Notfallakte, denn im Laufe der Zeit kann es zu Veränderungen persönlicher oder unternehmerischer Art kommen, welche eine Aktualisierung erforderlich machen.

II. Probleme mit dem Bankkonto im Erbfall

Unter Punkt I. haben wir Ihnen aufgezeigt, was sich für den Fall der Fälle mindestens in der Notfallakte befinden sollte. Hierbei war auch das Vorliegen erteilter Bankvollmachten erwähnt, wobei es diesbezüglich leider immer wieder zu Mißverständnissen kommt, welche sodann dazu führen können, dass im Ernstfall die Verfügungsberechtigung nicht geklärt ist.
Wie Sie derartige Unannehmlichkeiten vermeiden können, zeigen wir in unseren weiteren Informationen auf.

Unterschrift aller Erben erforderlich: Hinterlässt der Verstorbene mehrere Erben, bereiten dessen Bankkonten im Nachlass häufig massive Probleme, denn die Erbengemeinschaften dürfen in der Regel nur einstimmig Überweisungen veranlassen oder Abhebungen vornehmen. In der Praxis hat dies zur Folge, dass alle Miterben einen Überweisungsträger oder eine Auszahlungsanweisung unterzeichnen müssen. Dieses Unterschriftserfordernis aller Miterben zeigt, dass diese Modalität weder einem reibungslosen Zahlungsverkehr dienlich, noch im Interesse der Erbengemeinschaft sowie der kontoführenden Bank ist.

Nachweis der Verfügungsberechtigung durch den Erbschein: Für die Bank stellt sich regelmäßig die Frage, ob die Handelnden überhaupt verfügungsberechtigt sind - bei Leistungen an einen Nichtberechtigten, muss die Bank unter Umständen doppelt zahlen. Die Banken verlangen daher zum Nachweis des Verfügungsrechtes regelmäßig die Vorlage des Erbscheins oder eine notarielle letztwillige Verfügung (Testament, Erbvertrag). Notarielle Testamente oder Erbverträge sind aber nicht immer verfügbar und ein beim Nachlassgericht beantragter Erbschein wird häufig erst Wochen nach dem Antrag ausgestellt, so dass in der Zwischenzeit die Frage nach der Verfügungsberechtigung ungeklärt bleibt. Wer aber diesen Schwebezustand bis zur Erbscheinserklärung überbrücken will, ist mit Vollmachten für den Todesfall immer gut beraten, wobei folgende Alternativen insofern zur Verfügung stehen:

1. Transmortale Vollmacht
Bei der sogenannten Transmortalen Vollmacht erstellt der Kontoinhaber zu Lebzeiten bei seiner Bank eine Kontovollmacht für eine Person seines Vertrauens. Diese Vollmacht soll sodann auch nach dem Tod des Kontoinhabers Gültigkeit behalten.

2. Postmortale Vollmacht
Daneben gibt es auch die so genannte Postmortale Vollmacht, bei welcher der Kontoinhaber zu Lebzeiten bei seiner Bank eine Kontovollmacht für eine Person seines Vertrauens erstellt, welche jedoch im Gegensatz zur Transmortalen Vollmacht erst nach dem Tod des Kontoinhabers ihre Gültigkeit entfaltet.

3. Notarielle Vorsorgevollmacht über den Tod hinaus

Wenn die unter Ziffer 1. und 2. genannten Vollmachten nicht Ihre Zustimmung finden, haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, durch die Errichtung einer notariellen Vorsorgevollmacht, den Schwebezustand bis zur Erteilung eines Erbscheins zu vermeiden. Insofern muss diese Vorsorgevollmacht jedoch über den Tod hinaus Geltung entfalten und muss Bankgeschäfte ausdrücklich erlauben. Aber Vorsicht, denn die Erben haben ein Widerrufsrecht und können nach dem Erbfall die Vollmacht widerrufen! Verhindern kann man dies nur mit juristischen Klauseln, die sich aber gerade in den Formularen der Banken nicht finden lassen. So räumen die Banken bei der Kontoeröffnung einem Mitkontoinhaber - meist dem Ehegatten oder dem Geschäftspartner - die Möglichkeit ein, gemeinsam, auch nach dem Tod des anderen, über das Konto verfügen zu können (sog. Oder-Konto). Aber auch diese Befugnis hat nur solange Bestand, wie sie von den Erben nicht widerrufen wird. Daher empfehlen wir, gerade bei größeren Bankguthaben und laufenden Verbindlichkeiten eine kontinuierliche Vermögensverwaltung sicherzustellen. Besonders hilfreich: Stellen Sie der Erbengemeinschaft einen Testamentsvollstrecker zur Seite, der ausreichend bevollmächtigt ist bzw. setzen Sie statt einer Erbengemeinschaft einen Alleinerben ein.